성공한 CEO가 말하는 비즈니스 글쓰기의 노하우, 케빈 라이언

똑같은 책 두 권 읽음

   

전전한 기업문화는 개성적이면서 우호적이죠. 그러나 이메일 과용은 아주 비개성적입니다. 그것은 매우 신속한 수단이기 때문에, 사람들은 이메일에 자신의 생각과 아이디어를 체계적이고 명확하게 정리하는 일에 별로 시간을 들이지 않습니다.

만약 누군가가 법적인 소송에 휘말리게 될 때, 소송을 제기한 사람이 제일 먼저 찾는 것은 이메일입니다.

   

   

커뮤니케이션은 기업의 서열 경쟁에서 승리자와 패배자를 구분해주는 능력입니다. P&G에서 글쓰기는 사고를 명확히 하고 조직을 이끌기 위한 것입니다.

   

메모: 행동 개시를 선언하고, 합의 내용을 확인하고, 정보를 알리며, 학습내용을 요약하고, 경영과 관련된 질문에 답변합니다.

   

글쓰기는 수많은 제한과 요구를 동시에 처리해야 하는 상황으로 우리를 몰아넣는다. 주제가 익숙한 것이고 기술도 충분히 익힌 상태라면 다양한 작업을 동시에 처리하는 것이 가능하다. 가령 쓰기, 맞춤법 점검, 문법, 구문, 아이디어 사이의 연결, 수사학상의 계획, 심지어는 독자에 대한 고려까지를 한꺼번에 해치울 수 있다. 하지만 미숙한 필자에게는 독자를 고려하는 것은 말할 것도 없고 문법에 맞는 문장을 구사하는 일조차 과중한 부담이 된다. 사실 그것은 심리학자들이 말하는 소위 인지적 과부하(cognitive overload) 상태를 초래하기 쉽다.

   

메모를 작성하는 동안 당신이 그 사람이 되어 글을 쓴다고 생각하라. 경쾌한 어조를 위해서 맥 라이언이나 빌리 크리스탈을 연상… 가능성은 무궁무진하며, 비즈니스 글쓰기 때 당신이 역할 모델로 택할 만한 유명인사가 꼭 있게 마련이다.

   

글쓰기 조언

• 불필요한 말을 없애라.
• 낱말, 표현, 문장들이 어떻게 들리는지에 귀 기울여라.
• 문장의 표현방식과 구조에 대해 다시 생각하라.
• 주제, 독자, 목적을 모든 글의 길잡이로 활용하라.

     

  자신감과 작가적 직관은 서로를 도와주고 성숙시킨다.

     

  미켈란젤로는 자신이 생각하는 완벽한 남성의 모습을 표현하고자 했을 때, 시를 쓰거나 사방을 돌아다니며 말로 설명하는 방법보다는 바위덩어리에서 다비드 상을 조각해내는 방법을 택했다. 그러나 비즈니스 세계에서는 주요 표현수단이 여전히 말과 글이다.

     

  결국 어떤 글이 훌륭하다는 사실을 증명해주는 것은 그것이 가져오는 결과나 영향입니다. 그 글이 의도한 메시지가 의도한 독자에게 분명히 전달되었는지가 중요한 것이죠…. 좋은 글은 그것이 가져오는 결과나 성과로 인정받는 것입니다.

     

  메모 작성

• 전달해야 하는 내용이 한 쪽짜리 메모 형식에 적합한지 결정하라.
• 주제, 독자, 목적을 기술하고, 그것을 개요로 이용하라.
• 시작부터 한 쪽에 한정되지 말고 자유롭게 1차 초안을 작성하라. 생각이 떠오르는 대로 적어라. 글을 써가면서 편집 작업을 병행하는 것은 좋지 않은 습관이다. 우선은 두 쪽, 심지어는 세 쪽짜리 초안을 만든다는 생각으로 출발하는 것이 좋다.
• 초안이 가능한 분명하고 간결해질 때까지 쓰고 다시 써라. 글의 요지나 목적, 특정 요구사항은 첫 번째나 두 번째 문장에 포함시켜라 (아니면 상단의 주제 난) 결론은 언제 답변을 원하는지 혹은 언제까지 특정 행동을 취해야 하는지, 또는 당신의 다음번 조치는 무엇이 될지 등으로 구성하라.
• 과감하고 대폭적인 편집을 시도하라. 이것은 한 쪽짜리 메모 쓰기 과정 중 가장 중요한 단계이다. 당신은 이 과정을 통해 거의 모든 포맷 - 긴 서신, 보고서, 제안서 등등 -의 문서를 한 쪽짜리 메모로 변형시킬 수도 있다. 이 부분이 바로 당신의 작가적 직관이 활발히 활약하는 곳이다. 소제목이나 문자표를 이용해서 메시지를 읽기 쉽게 구획하라.
• 교정하라! 교정하라!

     

  이메일 작성

• 이메일 형식이 당신이 쓰려고 하는 내용에 적합한지 결정하라.
• 주제, 독자, 목적에 대해 생각하라.
• 1차 초안을 작성하라. 범위에 제한을 두지 말고 생각이 자유롭게 흐르게 하라. 주요 요지, 목적, 혹은 요구사항을 첫째나 둘째 문장(아니면 아예 제목 난)에 기입하라. 더 뒤로 밀리지 않도록 하라. 결론은 a. 독자가 언제 답장해주기를 바라는지, b. 독자가 언제까지 특정 행동을 취해야 하는지, c 당신의 다음 조치는 무엇일 될지 등으로 마무리하라.
• 대폭 편집하라. 이메일 쓰기에서 가장 중요한 단계이다.
• 교정하라! 교정하라!

     

  이메일을 간략하게 쓰는 한 가지 방법은 그것을 20세기판 전보라고 생각하는 것이다. 전보 낱말 하나가 1달러기고 1달러는 일주일 급료에 해당하던 시절에 사람들은 분명하고 간결하게 쓰는 법을 배워야 했다.

     

  스티븐 킹, 메츠팀 경기에서 갑자기 비가 오자 비옷을 머리 위에 쓰고 노트북으로 글을 씀.

     

  조언

• 다시 쓰라. 여러 번 쓰는 것이 중요하다.
• 적절한 뜻을 가진 동사를 사용하라는 것. 문장을 만드는 것이 동사.
• 긴장을 풀고 마음 편하게 가져라.
• 많이 쓰라
• 독자를 염두에 두고 쓰라.
• 주요 논점을 제시하고 그것을 보강한 후 끝에서 다시 요약하라.
• 항상 자문하라 '나는 무엇을, 누구에게 말하고자 하는가?, 그리고 어떻게 가장 단순한 방법으로 그것을 전할 수 있는가?'