프레젠테이션 1막 5장, 이용갑

프레젠테이션의 본래 의미처럼 '어떻게 내 생각을 전달할 수 있을까?' 하는 고민을 넘어 미디어적인 복합 기술로 사람들을 '어떻게 사로잡을 수 있을까?' 하는 것이 지금부터의 고민이 되어야 할 것이다. 그것이 바로 '전달' 이라는 기능이 갖는 좀 더 본질적이고 적극적인 의미이다.

   

Presentation 이란 단어는… Present 와 Action 이 결합되어 있다고 생각.

   

플라톤이 말하는 훌륭한 연설가의 조건

• 주제와 관련된 사실들을 잘 알고 있어야 한다.
• 분석하고 종합할 수 있어야 한다.
• 발표 내용을 구성하고 논리적으로 정리할 수 있어야 한다.
• 청중이 어떻게 반응하는가를 알아야 한다.
• 청중이 말하는 것을 진심으로 믿어야 한다.

     

  준비 Checklist

• 목적을 알고 있는가?
• 청중에게 목적이 명확하게 전달되었는가?
• 청중에 대해 조사했는가?
• 청중이 무엇을 원하는지 확실히 알고 있었는가?
• 자신이 무엇을 이야기할지 명확히 알고 있었는가?
• 충분한 사전 연구와 연습을 했는가?
• 논리적인 순서로 발표할 내용을 정리했는가?
• 설득력 있는 발표를 위해 주제를 나열해 보았는가?
• 장소와 사용 매체를 사전에 점검했는가?
• 보조 장비는 사전에 테스트했는가?
• 실전과 같은 상황에서 리허설을 했는가?
• 청중의 질의응답에 대해 생각해 보았는가?

  전달 Checklist

• 전달 전에 초초함을 느끼는가?
• 전달 도중에 초조함을 느꼈는가?
• 심리 상태를 안정적으로 조절했는가?
• 발표 태도에 자신감이 있었는가?
• 준비한 자료보다 청중을 더 많이 보며 발표를 했는가?
• 시청각을 위한 도구를 사용했는가?
• 효과적으로 말의 고저를 조절하며 전달했는가?
• 효과적으로 말의 속도를 조절하며 전달했는가?
• 효과적으로 말의 강약을 조절하며 전달했는가?
• 내용 전달을 위해 말을 적절하게 끊어서 전달했는가?
• 지속적으로 청중과 시선을 마주쳤는가?
• 제스처를 효과적으로 사용했는가?
• 발표하는 동안 열정적인 태도를 계속 유지했는가?
• 추기 도입, 즉 시작 부분에서 강한 이미지를 심어주었는가?
• 질의응답은 잘 진행되었는가?
• 깔끔하고 상쾌하게 마무리를 했는가?
• 메모 노트와 준비된 사례를 효과적으로 사용했는가?
• 청중과 조화로운 분위기를 유지했는가?
• 청중이 관심을 갖고 반응을 보이며 집중했는가?
• 유머와 예화 사용에 효과가 있었는가?
• 청중이 프레젠테이션에 만족했는가?

     

  청중의 수가 적으면 관광 가이드처럼 자신의 전문 분야를 쉽고 상세하게 프레젠테이션해야 한다.

     

  참석하는 사람 Checklist

• 청중은 누구인가?
• 청중은 어떤 계층의 사람인가?
• 당신을 지지하는 사람들인가?
• 프레젠테이션에 흥미를 갖고 있는가?
• 강요에 의해 참석했는가?
• 주제에 관해 무관심한가?
• 이 분야 대해서 잘 알고 있는가?
• 서로 관련이 없는 사람들인가?
• 수는 얼마나 되는가?
• 환경과 여건은 어떠한가?
• 지식 수준은 어떠한가?

     

  청중은 무엇에 대해 듣기를 원하는가?

• 청중이 프레젠테이션에 참석하는 이유는 무엇인가?
• 어떤 수준의 정보를 주어야 하는가?
• 청중이 이미 알고 있는 사항은 무엇인가?
• 청중이 프리젠테이션을 통해 알아야 할 사항은 무엇인가?
• 청중이 얻고자 하는 것은 무엇인가?

     

  프레젠테이션의 목적은?

• 발표자와 최고 경영자의 목적은 무엇인가?
• 청중에게 말하고자 하는 바는 무엇인가?
• 주요 메시지는 무엇인가?
• 궁극적인 프레젠테이션의 목적은 무엇인가?

     

  프레젠테이션은 언제 하는가?

• 리허설과 준비를 위해 주어진 시간은 얼마나 되는가?
• 프레젠터가 준비 기간에 해야 할 일들은 무엇인가?

     

  프레젠테이션은 어디에서 하는가?

• 발표 장소를 지도에서 찾을 수 있는가?
• 주차장이 있는 장소인가?
• 예약이 되어 있는가?
• 리허설을 할 만한 여건은 되는가?
• 강의실 크기는 어느 정도인가?
• 이용할 수 있는 편의시설은 무엇인가?
• 그밖에 도움을 받을 수 있는 시설이 있는가?

     

  청중에게 어떤 방식으로 메시지를 전달하고 이해시킬 것인가?

• 강의: 공식적으로 교재를 사용할 것인가? 비공식적으로 할 것인가?
• 브리핑: 비공식적으로 할 것인가?
• 토론: 계속적인 질문을 던질 것인가? 아니면 복습할 것인가?

     

     

  청중 분석 요약 시트

  프리젠테이션 테마: 날짜:

	분석결과	프리젠테이션시의 주의점
청중 수
인구통계학 분석
지식분석
청중의 자세
핵심 인물
분석결과 요약

청중의 흥미/지식/태도/관심도

   

   

효과적인 정보 전달 방법

• 새로운 정보를 기존 정보와 비교하면서 설명한다.
• 정보를 분석하고 가공하여 이해하기 쉽게 만든다.
• 그림, 사진, 도표 등 비주얼 자료를 적극 활용한다.
• 제품이 있으면 시연을 하거나 청중이 직접 조작하도록 유도한다.
• 중요한 사항들은 반복하거나 강조해서 말한다.

     

  목적 분석 요약시트

  프리젠테이션 테마: 날짜:

• 발표자의 목적:
• 청중의 목적:
• 유형분석: 정보 전달:______%, 설득:______%, 동기부여:______%, 엔터테인먼트:______%
• 목적달성을 위한 전략:

     

  장소분석요약시트

  프리젠테이션 테마: 날짜:

• 프리젠테이션 장소: 명칭, 위치, 전화, 담당자, 교통수단, 소요시간
• 실내 형태와 크기: 실내 형태, 조명,
• 테이블, 의자의 종류와 배치: 테이블/의자 종류, 좌석 배치, 주의할 점
• 사용할 시청각기기: 화이트보드, 마이크/스피커(무선마이크), OHP기기, 스크린, 빔 프로젝터, 플립차트, 교제 제시 장치, 기타

     

  목차는 논리의 큰 틀이자 뼈대이다.

• 제목이 대문이다.
• 요약문은 대문 안쪽의 내용을 알려주는 약도이다.
• 목차만 보아도 내용을 짐작할 수 있도록 작성한다.
• 목차에 정보를 포함한다.
• 목차 구성은 아주 긴요한 요약 방법의 하나다.

     

  3C 분석을 잘해야 함: 고객 Customer, 회사 Company, 경쟁자 Competitor

  트렌드 분석: TEPS, 기술적 환경 Technological, 경제적 환경 Economic, 정치적 환경 Political, 사회문화적 환경 Socio-Cultural.

     

  프레젠테이션 스토리 라인 설계

  

     

  남들보다 긍정적으로 보고 See Positive, 남들과 다르게 보고 See different, 남들이 보지 못하는 것을 보고 See another, 마지막으로 그것을 기록해야 한다. PDA 사고…

     

  효과적인 메시지 전달 방법

• 포인트를 먼저 말하는 것이 좋다.
• 그런 다음에 이유를 제시한다.
• 구체적으로 사례를 들어 입증한다.
• 중요한 사항을 다시 한번 강조한다.

     

  효과적인 결론 내리기

• 결론부터 말하라.
• 근거나 출처 제시를 하라.
• 방법을 간략하게 요약하라.
• 기대 효과가 무엇인지 분명하게 말하라.

     

  훈련병… 가장 무섭고 혹독한 교관에게 다가가 건빵 한 봉지만 달라고 요청했다. 평소 그 교관의 행태를 보아 얼차례를 줄줄 알았는데 늦은 저녁 시간에 살며시 건빵을 건네주고 갔다.

  이 사례처럼 프레젠테이션에서도 청중에게 요구하고 싶은 것이 있으면 대상자를 명확히 하고 확실히 요청하면 된다.

     

  프리젠터가 잊지 말아야 할 마무리 행동

• 가능한 한 정열적으로 프리젠테이션을 끝마쳐라.
• 주요 메시지와 그 메시지의 의미를 반복해서 말하라.
• 청중이 프리젠테이션을 모두 들은 후에 어떤 행동을 행하길 원한다면 청중에게 행동을 요청하라.

     

  "사람들은 내 이야기를 좋다고 하지만, 그것은 내가 예화를 많이 들기 때문일 것이다. 예화는 사람에게 가장 이해하기 쉬운 것이기 때문이다." 링컨

  "내가 걷는 길은 험하고 미끄러웠습니다. 그래서 나는 자꾸 길바닥 위에 미끄러져 넘어지곤 했지요. 그러나 나는 곧 기운을 차리고 내 자신에게 말하곤 했습니다. 괜찮아. 길이 좀 미끄럽기는 하지만 낭떠러지는 아니야."

     

  프레젠테이션 핵심 주제 찾기

  핵심 키워드 선정, 청중 입장의 사고, 성공적인 해결방안 모색

• Understand: 사실과 특징 전달: 쉽게 재미있게 전달하라.
• Trust: 객관적 논리적 증명: 논리적 근거로 믿음을 주어라.
• Sympathy: 이익과 혜택의 주장: 내 편으로 의사결정을 하도록 유도하라.

     

  주요 메시지를 정리하는 요령

• 핵심어를 찾는다. 전달하려는 메시지에서 가장 핵심이 되는 단어를 찾는다. Ex) 고객
• 핵심어를 이용해 한 마디 말을 만든다. Ex) 고객의 중요성, 고객만족 향상
• 완전한 한 문장으로 만든다. Ex) 고객이 만족할 때까지 서비스하라.
• 전체적인 표현을 매끄럽게 한다. Ex) 고객을 왕처럼~

     

  점포에 새로 간판을 제작하여 내건다고 생각하면 슬라이드의 레이아웃이 제대로 되었는지 쉽게 확인할 수 있다. 간판이 잘 달렸는지 확인하려면 멀리 떨어져서 봐야 정확하게 알 수 있듯, 슬라이드도 완성한 후에는 조금 떨어져서 전체적인 균형과 조화를 맞추도록 한다. 그런 다음 시선의 흐름에 유의하여 레이아웃을 수정한다. 청중의 시선 흐름에 따라 레이아웃을 결정해야 자연스럽게 시선을 이끌어갈 수 있으며, 프레젠테이션을 진행하기도 수월해진다.

     

  먼저 핵심 내용을 설명하고 나서 한 박자 늦게 슬라이드를 보여주면 청중의 주의를 끌 수 있다.

     

  비교 유형의 5가지 고려사항

• 구성 Share: 점유율, %, 전체비율
• 항목 Rank: 크다, 작다, 같다, 가장 크다, 가장 작다(순위)
• 시간 추의 Trend : 변화, 성장, 증가/감소, 변동
• 도수분포 Distribution : 집중, 경향(pattern), 빈도, 분포
• 상관성 (Relationship) : 관계가 있다, 함께 증가한다. 함께 감소한다, ~ 따라 변한다.

     

  서론 단계에서 주위를 환기시키는 기술

• 흥미 있는 이야기나 삽화로 시작한다.
• 장소나 사건을 언급한다.
• 짧고 적합한 인용을 하면서 시작한다.
• 호기심을 유발한다.
• 놀랍고 드라마틱한 사실들을 이야기한다.
• 재미있는 일화를 이용하되 여러 가지 반응에 대한 대비를 한다.
• 참가 고객이 특별히 흥미를 가지고 있는 것에 대해서 언급한다.
• 개인적인 경험을 이용한다.
• 비슷한 것을 이용한다.

     

  시작 10초는 그 이후의 10분과 같다.

     

  오프닝 기법 활용

• 주제와 관련된 에피소드를 제시하는 것이 가장 무난하다. 모두 다 알고 있는 이야기보다 오히려 프레젠터의 개인 이야기가 청중과의 거리를 좁힐 수 있는 방법이다.
• 프레젠테이션에 참석한 청중 또는 해당 회사와 비슷한 다른 회사의 사례를 발굴하여 들려준다. 익숙한 일에 대한 다른 사례를 비교하여 들려주면 자기가 알고 있는 분야이기 때문에 금방 관심을 집중하게 된다.
• 유명인의 말이나 잘 알려진 이야기 또는 연설문 등에서 주제와 관련된 구절을 찾아 인용한다. 이런 내용들은 이미 사회적인 공감을 얻은 내용들이기 때문에 쉽게 정서적 동의를 얻어낼 수 있다.
• 가벼운 질문으로 시작한다. 질문으로 프레젠테이션을 시작하면 청중을 긴장시켜 일시에 관심을 끌 수 있다. 단, 심각한 질문은 삼간다.
• 강력한 비주얼로 시선을 모은다. 말을 시작하기 전에 화면을 통해 인상적인 그림이나 사진을 보여준 다음 말을 꺼낸다.

     

  INTRO

• Ignite: 개시 "제가 여러분에게 오늘 하는 연설을 마칠 때쯤이면 교통 사고로 서른 명의 어린이들이 사망하거나 심각하게 다칠 것입니다."
• Need: 필요성 설명 "이 심각한 통계 수치는 법만 바꾼다면 현저하게 줄어들 수 있습니다. 또한 이 변화는 여기 참석한 모든 부모님들이 원하는 일일 겁니다."
• Title: 제목 설명 "따라서 오늘 아침 저는 도로 안전과 법규에 대해 이야기하겠습니다."
• Range: 살펴볼 분야 말하기 " 저는 한 시간 반 동안 이에 대해 다루고자 합니다. 일단 계몽과 교육 그리고 경찰의 책임에 대해 이야기한 뒤, 덴마크에서 입수한 영상 자료를 보여드리겠습니다. 그 후에 질문을 받는 시간을 갖도록 하겠습니다."
• Objective: 목적 정리하기 "저는 이 시점에서 바꾸어져야 하는 법령이 여전히 시행되고 있는 현실에 우려를 표합니다. 아울러 마지막에 여러분이 정부에 압력을 가하는 캠페인에 동참하게 될 것이라고 확신합니다."

     

  어눌한 총장이… 아인슈타인 축하연설을 하러 올라옴… 그는 말문이 막혀 오랜 침묵이 흘렀다. 드디어 입을 열었다. "아인슈타인 박사 만세!"

  천 마디 말의 성찬보다 멀리서 찾은 박사에게 이 이상의 감동어린 선물은 없었다.

     

  Oprah 는 … 미고등학교학생들 사이에서 (속내 또는 사연을) 고백하게 하다 라는 뜻으로 쓰이기도…

     

  음성의 고저를 조절하는 것은 프레젠터의 음성을 '멀리까지 던지는' 능력이다. 멀리까지 음성을 보낼 수 있다면 프레젠터의 음성을 강연장 어느 곳에서도 명확하게 들을 수 있다.

  가슴에 공기를 한껏 들이마시고 가슴으로부터 목소리를 끌어올려 목의 뒷부분이나 머리 꼭대기까지 보낸다는 기분으로 발성을 해보자. 평상시보다 입을 크게 벌리고 목소리를 높이는 것이 요령이다.

     

  RSVPP

  Rhythm

  Speed

  Voice

  Pitch

  Pause

     

• 발표 내용의 느낌이 분명히 와 닿을 때까지 몇 번이고 발표 자료를 읽는다.
• 발표 내용이 어떻게 소리 나는가를 느끼게 될 때까지 큰 소리로 반복해서 읽는다.
• 중요 문장과 핵심 단어에 표시를 해가며 몇 차례 읽도록 한다.
• 의미를 두기 위해 발표 중 쉬어야 할 곳의 문장과 구절 끝에 사선을 그어둔다.
• 중요한 요점에 대해 청중에게 직접 강조할 곳의 의미를 전달하는 방법을 연습하고, 어떠한 전문 용어라도 바르게 발음할 수 있도록 연습한다.
• 어떤 부분에서 말의 속도를 정상 속도로 하고, 어떤 부분에서 말의 속도를 줄여야 할지를 결정한다.
• 준비한 대본에서 사례, 원용, 인용구 넣을 곳을 표시해서 청중에게 당신이 암기형 프레젠터가 아니라는 것을 보여준다.
• 대본에 익숙해지면 발표 내용에 '잠시 멈출 곳' 을 다시 확인해 둔다.

     

  " 연설 내용을 완전히 외우고 단상에 오른다. 총 대화 시간 중 90%는 원고가 아니라 상대방의 눈을 쳐다봐야 한다." -줄리아니

  청중을 편하게 만드는 것은 말의 생명이기 때문에 대화하듯이 이야기하는 것이 기본이다. 그러나 때로는 강한 어조로 빠르게 이야기하고, 때로는 천천히 힘주어 이야기하는 것이 프로다운 모습이다. 즉, 자연스럽게 이야기하면서도 표현의 강약과 완급을 조절할 줄 알아야 한다.

     

  질문을 던지는 굿 타이밍

• 분위기가 가라앉을 때 질문을 던져 기분 전환을 시킨다.
• 발표자 자신이 긴장될 때 질문을 던져 스스로를 안정시킨다.
• 발표한 내용을 강조하고 싶을 때 질문을 던져 기억을 돕는다.
• 청중이 이해하지 못했다는 생각이 들 때 질문을 던져 확인한다.

     

  프레젠터의 미소 활용법

• 처음 인사할 때는 반드시 미소 띤 얼굴을 한다.
• 분위기가 어색하거나 썰렁할 때는 미소와 유머로 분위기를 바꿔본다.
• 청중과 대화를 교환할 때는 호의와 격려의 의미로 서로 미소를 주고받는 것이 좋다.
• 너무 긴장된다고 느껴지면 미소 띤 밝은 표정을 보여주는 것이 좋다.

     

  Greet: 안녕하세요. 라고 먼저 기쁘게 웃는 얼굴로 인사하라. 그러면 청중은 당신이 강의를 하게 되어 즐겁다고 느끼게 될 것이다.

  Identify: 자신이 누구이며 어디에서 살고 있는지, 직업은 무엇인지 등을 자세히 이야기하라.

  Qualify: 자신의 과거나 현재의 업적에 대해 언급하라. 이렇게 함으로써 강연자가 강연을 하기에 적합하고 능력이 있다는 것을 보여줄 수 있다.

  Topic: 강연의 주제를 말하라.

  Time: 프레젠테이션의 시간이 얼마가 될지를 미리 밝혀라.

  Surprises: 비디오나 기타 준비한 자료에 대해 언급하라. 또는 질의 시간이나 기대를 줄 만한 것은 모두 미리 이야기하라.

     

  예시

  안녕하십니까. 여러분!

  저는 자기계발연구소 국대하 소장입니다. 저는 현재 비즈니스 컨설턴트로 일하고 있으며, 경영 기획과 프리젠테이션이 제 주요 강의 분야입니다.

  저는 지난 10년간 이 분야에 대해 연구하고 일해 왔습니다. 또한 대학원에서 경영 기술에 대해 공부했습니다. 이전에는 L전자 등에서 기획과 프레젠테이션 기법에 대한 강의를 했습니다.

  오늘은 비즈니스 프레젠테이션을 준비할 때 도움을 받는 것의 유용성과 오용성에 대해 이야기를 하고자 합니다.

  진행 순서에 다르면 제게 할당되어 있는 시간은 40분입니다. 30분은 제가 준비한 프레젠테이션 자료를 갖고 설명하는데 쓰겠습니다.

  이 시간 동안에 저는 여러분이 프레젠테이션 슬라이드 작업에 필요한 다양한 기법을 소개하고, 영상 자료를 통해 활용 사례를 보여드리겠습니다.

  그 후에는 여러분들의 의견을 듣는 시간을 마련하겠으며, 질문도 받겠습니다.

     

  Alexis S. Tan, 커뮤니케이션 전문가 : 친근감, 유사성, 애호성

     

  중요한 인물, 즉 키맨에게는 30% 정도 시선을 더 주는 것이 좋다. 키맨에 대해 미리 알아보았다면 키맨의 자리 배치도 시선 이동을 고려하여 가장 적절한 곳에 배치하는 것이 좋다.

     

  효과적인 손동작 기술

• 청중에게 손등이 보이지 않도록 한다.
• 강조하고자 할 때 움직임을 넣는다.
• 손가락은 숫자를 표현할 때만 사용한다.
• 손끝을 모은 상태에서 표현한다.
• 청중에게 손바닥을 보이는 것은 호의적인 메시지다.
• 손동작을 통해 절도가 느껴지도록 너무 빠르게 표현하지 않는다.

     

  해양 보호단체 프레젠테이션… 실내 조명이 갑자기 어두워지더니 애타게 울부짓는 듯한 돌고래 울음소리에 이어 프리젠테이션 주제와 관련 있는 타이틀 슬라이드가 나타남… 주목…