대통령 보고서, 대통령비서실 보고서 품질향상 연구팀

해당 분야 전문가 수준으로 깊이 이해하고, 비전문가도 이해할 수 있도록 쉽게 써야 한다. 완전히 이해하고 신뢰할 수 있는 자료만 보고서에 사용해야 한다. 자료의 적합성, 출처의 신뢰성, 내용의 정확성 등을 꼼꼼히 따져보는 것은 기본이다. 진위여부가 의심스러운 자료는 두개 이상의 출처를 통해 비교, 확인한다.

   

1% 지시, 99% 감독: 결재권자의 눈앞에서 벌어지는 보고는 당장의 일이니까 열심히 하지만, 결재권자의 눈 밖에서 나중에 처리되는 실천은 잘 안 된다. 따라서 보고 자체보다도 현실적으로는 후속조치가 더 중요하다. 그런 의미에서 지시사항 관리체계가 필요하다. 지시사항을 등록하고 추진계획, 점검 일정에 따라 이행 여부를 확인하는 습관을 들여야 한다.

   

보고서 작성 A to Z

• 이슈를 정확히 추출하라: 자료수집과 조사를 통하여 취합된 사실과 정보 등을 바탕으로 핵심 이슈를 정확하게 구체화한다.
• 전하고자 하는 메시지를 분명히 하라: 확인된 이슈에 대하여 내가 전하고자 하는 메시지가 무엇인지 분명히 한다.
• 지금 쓰고 있는 글의 고객(독자)이 누구인지 잘 생각하라: 최종독자가 누구인가에 따라 글의 내용, 문체, 구체성의 정도, 분량 등이 달라진다.
• 준비 과정이 끝났으면 주저없이 쓰기 시작하라: 1차 초안부터 완벽한 보고서를 쓰려고 하지 마라.
• 1차 초안에 있는 내용을 도려내는 것을 두려워하지 마라: 1차 초안의 의미는 머릿속에 있는 생각을 한데 모아놓는 데 있다.
• 재작성은 글쓰기에서 가장 중요한 과정이다: 수차례 재작성 과정을 통하여 불분명했던 개념, 메시지 등이 분명해진다.
• 처음에 생각했던 결론을 바꾸는 것을 두려워하지 마라.
• 보고서의 최종검토 단계에서는 필자(writer)의 입장에서 독자(reader)의 입장으로 전환하라.
• 당신의 독자는 바쁘고, 성질이 급하고, (당신의 결론에) 회의적이며, 꼼꼼한 사람이다.
• 독자의 입장에서 다음 7가지 사항을 재점검하라: 1. 당신이 쓴 글을 독자가 두 번 읽지 않아도 이해할 수 있는가? 2. 당신의 주장에 독자가 동의할 것 같은가(설득력이 있는가)? 3. 결론이 분명하게 제시되어 있는가? 4. 문단의 선후관계 등 구성에 짜임새가 있는가? 5. 통계수치 등이 정확한가? 각종 오탈자, 맞춤법, 구두점 등을 확인해 보았는가? 7. 보고서의 모양이 깔끔하게 정리되었는가?
• 한 문장에 두 개의 메시지를 담지 마라.
• 한 문장이 절대 3줄을 넘지 않도록 하라.
• 고등학생이 알아볼 수 있도록 써라: 전문용어, 약어 등은 주를 달고 가급적 한자말 보다는 우리말 등 쉬운 용어를 쓴다.
• 정확한 용어를 사용하라: 단어 하나하나에 당신의 혼을 담아라.
• 중요하지 않은 수식어(구, 절)는 과감히 없애라.
• 주어, 동사, 목적어를 명확히 하라.
• 가급적 피동형보다는 능동형을 사용하라.
• 보기좋은 떡이 먹기에도 좋다: 형식이 내용을 지배한다.
• 표, 그래프, 그림, 문장부호를 적절히 활용하라.
• 문서에 날짜와 페이지를 반드시 표기하라: 분량이 많은 보고서에는 목차를 넣어야 한다.
• 독자(의사결정권자)의 입장에서 작성하라: 의사결정권자의 입장세서 알아야 할 사항을 중심으로 작성한다.
• 보고서 서두에 어떤 이유, 어떤 맥락에서 이 보고서를 작성했는지 밝혀라.
• 어떤 주장을 할 경우 반드시 구체적 이유, 관련 이론, 통계, 판례 등을 들어 당신의 주장이 옳다는 것을 입증하라: 객관적인 근거없이 주장만 하는 것은 설득력이 없다.
• 다양한 관점을 반영하여 분석적, 종합적으로 작성하라: 자기 부서나 기관의 입장에서만 보지 말고, 다른 이해관계자의 시각을 종합적으로 검토, 반영해야 설득력이 있다.
• 의미 있는 대안을 모두 제시하고 각 대안의 장, 단점, 기대효과, 문제점을 철저히 분석, 토론하라.
• 당신의 건의하는 결론을 분명하게 명시하라: 특정 대안을 선택하기 어려우면 조건부로 제시한다.

  -공정거래위원회 한철수 경쟁정책본부장 작성

     

  정책기획보고서

  1.보고개요 2.현황과 문제점, 3.정책수단과 대안, 4.추진계획, 5.건의와 제안.

     

  CIA 정보보고서 작성 기본 10원칙

• 결론을 먼저 서술: Put big picture, Conclusion first => 판단을 먼저 제시하고 뒤에 보충할 수 있는 사항을 기술 *정보사용자는 시간이 촉박하여 무엇을 말하려고 하는가를 빨리 알고 싶어함.
• 정보의 조직화, 체계화: Organize information => 혼란을 야기하지 않도록 입수된 정보를 논리적으로 체계화 * 불필요한 반복을 회피하고 요점을 정리
• 보고서의 형태 이해: Understand format => 작성자와 사용자가 똑같이 이해할 수 있도록 적합한 언어를 구사.
• 적합한 언어 사용 Use precise language => 작성자와 사용자가 똑같이 이해할 수 있도록 적합한 언어를 구사.
• 단어의 경제적 사용: Economic on words => 짧은 문장은 읽는 사람의 이해도를 제고시킴 * 두 줄 정도가 적절하며 대화체를 서술하고 미사여구와 전문용어는 피함
• 생각한 것을 분명하게 표현: Achieve clarity of thought => 표현이 불분명하면 내용도 불분명해지므로 작성 전 생각하는 바를 미리 정리
• 능동형 표현 (Use active voice, not passive voice => 능동형 문장은 직접적이고 확실하고 적극적으로 읨를 전달.
• 자기가 작성한 보고서를 스스로 편집: Self-edit your writing => 제출하기 전 다시 읽고 수정해 최성의 것이라고 판단했을 때 제출 * 동료에게 proofreading, feedback 부탁
• 정보사용자의 수요를 분명히 알 것: Know your reader's needs => 정보사용자가 무엇을 알고 싶어하는가를 끊임없이 생각
• 동료의 전문지식과 경험 활용: Draw on the expertise and experience of your colleagues => 동료들의 통찰력과 지식의 도움을 받는 것이 필요.

     

• 회의결과보고서는 녹취록이 아니다.
• 회의 참석자와 회의 불참자를 모두를 고려한다.
• 회의 결과보고서는 회의에서 내린 결론뿐 아니라 회의 분위기도 전달한다.

     

  강연자료 연설문

• 대뜸 초안부터 써들어가지 마라: 먼저 관련 자료를 찾아서 소화하라. 당신이 만든 메시지를 어떻게 전할 것인가 생각하라.
• 당신 고유의 언어로 써라: 당신이 그 내용을 소화했다면 당신의 언어로 쓸 수 있을 것이다.

     

  언론 인터뷰, 질의답변 자료

• 절대 한 장을 넘어가지 마라: 불가피하게 한 장이 넘어가는 경우 자세한 내용을 참고자료로 빼라.
• 꼭 전달해야 할 메시지 2-3개만 분명히 하라: 너무 많은 메시지를 담으려고 하지 마라.
• 가급적 쉬운 말인 구어체 용어를 써라.

     

  심사보고서, 의결서 등 법률 문서

• 육하원칙에 충실하라.
• 사실관계에 법규정을 적용하는 과정과 논리를 분명하게 설명하라: 대부분의 심사보고서나 의결서는 사실관계(fact)와 결론(conclusion)만 있고 법의 천명(rule statement)과 법 적용(application)이 빠진 경우가 있다. A. 사실관계 => B. 법의 천명 => C. 법 적용 => D. 결론

     

  모든 것을 기록으로 남길 것, 기록으로 남길 수 없는 일은 아예 하지 말 것 - 노대통령 지시