효율적으로 일하는 기술, 마쓰모토 큐키오

일을 할 때, 효율과 수순의 고려는 중요. Plan=> Do => See => Check

   

효율, 효율 이라는 표어가 효율에 대한 감도를 높이는 열쇠다. 오늘부터 한동안 마음속으로 '효율,효율!'하고 수시로 외쳐보라. 소리를 내지 않더라도 실제로 중얼거려 보는 게 좋다.

   

중요한 점은 입버릇, 습관이 되게 할 것, '낭비를 찾아내야 해.' '보나 효율적인 방법을 찾아내야지' 하고 일부러 생각하지 않아도 '효율'이라는 단어만으로도 무의식 중에 효율적인 방법을 모색하게 되어야 한다.

   

문제를 '고민'으로 보느냐 '업무'로 보느냐는 자기 자신에 달렸다.

   

효율 체질로 바꾸는 업무습관

• 무슨 일을 하든지 '효율'을 최우선으로 생각하낟.
• 효율이라는 말을 입버릇 처럼 되뇐다.
• 비슷한 업무는 최대한 응용한다.
• 안해도 그만인 일은 하지 않는다.
• 완벽하게 만족하지 않아도 마감 안에 일을 끝낸다.
• 확인을 습관화한다.
• 눈앞의 일은 당장 착수하낟.
• 업무를 착수하기 전에 먼저 시뮬레이션으로 정리를 해본다.
• 쓸데없이 고민하지 않는다.
• 습관적으로 야근하지 않는다.

     

  스케줄 표를 매일 곁눈으로 보면서 항상 '내 현재의 위치'를 파악하는 것이 중요하다. 거꾸로 말하자면, 그 기능을 충분히 살리기 위해서는 스케줄 표의 '시각화를 추구하지 않으면 안된다는 얘기다.

     

  3단계 업무 스케줄

• 각 업무별 스케줄을 짠다.
• 모든 것을 합쳐 1-2개월 단위의 월간 스케줄을 만든다.
• 하루의 계획, 행동 계획을 세세하게 넣은 주간 스케줄을 짠다.

     

  데드라인에서 역산하는 방식… 시간을 거슬러 올라가면서 각 시점에서 '무엇을 어느 정도 마쳐야 할지' 생각하는 것. 항상 데드라인을 염두해 두게 됨.

  현재의 위치를 명확하게 만듬….그러르로 계획에 맞춰 업무를 확실히 소화할 수 있게 된다.

     

     

  

     

  화면 캡처: 2009-09-04, 오후 3:29

     

     

  

     

  화면 캡처: 2009-09-04, 오후 3:30

     

     

  

     

  화면 캡처: 2009-09-04, 오후 3:30

     

  

     

  화면 캡처: 2009-09-04, 오후 3:30

     

  "해냈어!"라고 할 만한 일이 있다면 거기서부터 시작하자.

  "귀찮아."하는 생각이 들면 그 일을 먼저 마치는 것이다.

     

  단시간 내에 일을 끝내기 위한 요령의 하나로, 같은 타입의 업무를 묶는 것. 같은 성질의 업무를 몰아서 한꺼번에 처리하는 것이다. 이는 집중력의 파도를 타기 위함이다. 집중력에는 파도가 있다. 파돌르 타려면 대략 15분 정도 걸리는데, 한번 타면 2시간 정도는 단숨에 내달릴 수 있다. 이때 비슷한 작업이라면 다른 업무에 속한 일이라도 집중력을 유지시킬 수 있다.

     

  생각 계열의 업무라면 보다 유연하게 이리저리 사고해야 한다는 점에서 공통점. 체크 계열의 업무인 경우에는 잡념을 버리고 숫자나 문자의 세세한 부분에 온 신경을 기울여야 한다는 점에서는 동일하다.

  … 특히 신경을 써야 하는 '체크'계열의 업무의 경우에는 띄엄띄엄 일하면 주의력이 토막나기 때문에 실수로 이어지기 쉽다.

     

  같은 타입의 업무를 정리해 두면 '틈새 시간'의 활용에도 유용하다. 주로 약속을 잡거나 일정 확인 등, 단순한 용건이라면 10분에 4-5건은 처리할 수 있다.

  … 시간의 유효적절한 활용은 그냥 '빨리 일하자'는 의욕만 가지고는 안된다. 미리 '단숨에 일할 수 있는 환경'을 마련해 두는 것이 중요하다.

     

  중요한 것은 스피드 없을 의식해서 그 업무에 임하는 것이다. 이건 트레이닝이다. 하고 생각하면서 작업을 해나가는 것이다.

  여기서도 일종의 놀이 감각, 게임 감각이 머리를 내밀게 된다. 그저 지시받은 업무를 반복적으로 처리하는 것과 자신의 능력을 키우기 위한 훈련으로 받아들이는 것과는 동기 부여에도 큰 차이가 있지 않을까?

     

  현장 감독으로서 엄격한 시선으로 자신의 행동을 감시하는 것이 중요하다. 자신이 느끼는 성취감과 만족감은 실제 진행 상황이나 달성도와 일치하지 않기 때문이다.

     

  특별히 쉬지 않더라도 3시간 정도는 집중해서 일할 수 있다. 다만, 3시간이 한계다. 하루 종일 마감에 맞출 수 있을 때도 3시간쯤 몰두하면 잠시 쉬어야 한다.

     

  몸이 업무 리듬을 탔고, 아직 피로도 쌓이지 않은 요일. 화요일… 아침 고효율로 업무를 처리할 수 있음. 사전에 이 시간대에 중요도 높은 업무를 배치하는 것이 최상이다.

  수요일은 '재정비 요일' 빨리 퇴근해 체력을 보존. 집중력이 필요 없는 반복적인 업무를…

  금요일은 해방감 때문에 일이 잘되기도 함. 피로하기 때문에 실수가 있을 수 있음.

  하루 단위, 주간 단위, 나아가 한 달 단위로 심신의 리듬을 파악한다면 업무의 효율이 보다 높아질 것이다.