결심을 실천으로 바꿔주는 타임전략, 엘릭 매켄지

시간을 관리하면 스트레스도 관리된다.

   

시간을 관리하면 목표를 달성할 수 있다.

   

시간을 관리한다는 것은 자신의 문제를 좀더 깊이 들여다본다는 것을 의미한다. 그렇기 때문에 시간을 관리하려면 오래된 습관을 바꾸는 어려운 작업이 필요하다.

   

일일 계획의 수립

• 장기적인 목표와 그와 관련된 단기 목표를 세운다.
• 장기적인 중요도와 단기적인 긴급함을 기준으로 장단기 목표 사이에 우선순위를 정한다.
• 자신의 신체 리듬을 파악하고 컨디션이 가장 좋은 때를 기준으로 이상적인 하루를 설계한다.
• 목표, 우선순위, 이상적인 하루라는 3가지 기본 원칙에 기초해서 하루의 계획을 세우고 이를 종이에 적는다.

     

  일일 계획을 수립하는 데 있어서 이상적인 하루라는 개념은 매우 중요하다. 이상적인 하루란 자신의 신체 리듬에 맞춰서 가장 컨디션이 좋은 시간에 가장 중요한 일에 집중하기 위한 것으로서 일일 계획의 기본적인 틀과 같아.

     

  시간이 없었다거나 방해를 받았다고 말하는 건 대부분 자기 합리화에 불과하다. 엄격하게 말하면 이런 방해가 생기는 걸 스스로 용인한 것이다.

     

  사람들과 사이가 너무 좋은 게 문제가 될 수도 있다. 챙겨야 할 일이 너무 많기 때문이다. 자신의 성향에서 비롯되는 이러한 자기 방해야 말로 최대의 시간 낭비 요인이다.

     

  진정한 의미의 위기관리는 이미 일어난 위기를 처리하는 것이 아니다. 위기를 다루는 최선의 방법은 먼저 위기가 일어나지 않게 하는 것이다. 그러기 위해서는 어떤 위기가 일어날지를 미리 예상하면서 되도록 그러기 위해서는 어떤 위기가 일어날지를 미리 예상하면서 되도록 그런 일이 일어나지 않게 하거나, 아니면 일이 일어났을 경우를 대비해 그 충격을 완화하기 위한 계획을 수립하는 것이다.

     

  비상계획 작성하기

• 일어날 가능성이 있는 문제들을 파악한다. 과거 프로젝트와 다른 사람의 경험 그리고 상식 등으로부터 배운 것을 활용하라. 프로젝트의 진행 과정상 모든 단계들을 검토하고, 각 단계별로 어떤 문제가 터질 수 있는지를 계속해서 자문해본다.
• 심각함에 정도와 일어날 개연성을 감안해서 문제들의 중요도에 대한 순위를 매겨본다.
• 문제들을 예방하거나 문제가 일어났을 때 그 충격을 완화할 조치들을 개발한다.

     

  적절하게 전화를 거르는 방법

  동료들과 계약을 맺어서 서로 전화를 받아주기를 한다.

  전화벨 대신 붉은색 램프가 반짝이도록 한다.

     

  시간에 쫓겨야 일을 더 잘할 수 있다는 생각을 버려라. 시간에 쫓길 때 일을 더 잘하는 사람은 없다. 그렇다고 착각할 뿐이다.

  다른 사람들이 제대로 일을 못하기 때문에 끼어들어서 해결해 줘야겠다는 생각을 버려라. 그들의 일은 그들의 몫이지 당신의 몫이 아니다.

     

  갑작스런 불청객의 방해를 받지 않는 방법

• 처음부터 정확하게 시간 제한을 두어라.
• 상대방의 사무실로 가서 만나라. 당신 사무실에 찾아온 방문객을 나가게 하는 것보다 당신이 준비될 때 아무 때나 나가는 게 더 쉽다. 따라서 누군가 당신을 방문하면 문제가 뭔지 알아본 다음에 이렇게 말하라. "지금 이 리포트를 쓰는 데 10분이면 끝날 것 같아요. 제가 그때 당신의 사무실로 갈게요."
• 방문객을 일어서서 맞이해라.
• 조용한 시간, 조용한 장소를 만들라.

     

  불청객 퇴치법

• 그들이 묻는 질문을 해결해라. (질문이 짧거나 아주 급한 경우)
• 다음에 만날 시간을 정하라.
• 다른 적절한 사람을 소개시켜줘라.
• 스스로 해결책을 강구할 수 있도록 도와줘라.

     

  윗사람에게 위임하지 못하게 하라. 이를 역위임 'reverse delegation'이라고 한다. 위임의 핵심은 각 업무에 대한 의사결정이 그에 필요한 정보와 요구되는 판단을 얻을 수 있는 가능한 최하위 직급에서 내려져야 한다는 것이다. 이 원칙을 어기게 되면 부하직원들에게도 손해를 끼치고(그들은 배울 기회를 잃는다), 회사에도 손해를 끼치고(회사가 당신의 재능을 활용하지 못하게 된다.), 자신에게도 손해를 끼치게 된다(장시간 동안 일해야 한다. 다른 것을 배우지 못한다.)

     

  불필요한 회의 탈출~

• 필요한 논의가 끝나면 빠져 나와라.
• 당신 상사 핑계를 대라.
• 회의를 하기 보다는 결정을 해라.
• 회의에 참석하지 말고 서면으로 답변을 보내라.
• 비디오, 전화회의 등…. 열어라.

     

  반복되는 상황을 대비해서 샘플편지 작성…, 적당히 작성…, 짧게 작성… 대안 고려…

     

  일을 끝낼 줄 아는 사람의 능력은 일을 끝내겠다는 욕구가 강한 데서 나온다.