CEO를 감동시키는 문서작성의 비밀, 박혁종

비즈니스 상황에서 반드시 문서를 써야 하는 3가지 불변의 이유

1. 회사의 중요한 의사를 대내외나 상하좌우로 연결한다.

      

   문서 작성 네비게이션

      

   

      

   의사소통 단계에서 일어나는 정보의 손실

      

   

      

   처음에 각도를 잘 잡아라, 최초 1도 이론

      

   

      

2. 상사는 업무 시작과 완료 시간을 정확히 제시하여야 한다.
3. 상사는 업무의 배경과 평가요소를 명시하여야 한다.
4. 상사는 필요하다면 부하직원이 하고 있는 업무우선 순위를 재배치해 주어야 한다.
5. 상사는 관계업무를 정의해 주어야 한다.
6. 상사는 중간 보고의 형태와 시간을 제시하여야 한다.

   => 상사가 주지 않으면, 결국 부하직원이 얻어내야 한다.

      

   

디코딩 스킬의 접근방법

   

   

디코딩 스킬의 접근 영역

   

   

업무 Decoding의 결과 문장

   

   

수명 업무 처방전

   

디코딩 스킬을 사용하다 보면, 좀 더 구체적으로 이러한 상황을 정리하는 체크리스트가 필요한 경우에는, 수명업무 처방전을 사용하면 도움이 될 것이다.

   

   

Good…

1. 문서작성 과정 자체를 일련의 목표지향적 활동으로 파악한다.
2. 이 문서를 읽게 될 상사가 기대하는 바는 뭘까, 이 문서의 목적과 목표는 무엇인가, 내가 정말 이 문서에서 하고 싶은 말은 무엇인가를 명확히 한다.
3. 구상단계부터 핵심주제를 설정하고, 이를 중심으로 사고의 흐름을 전개한다.
4. 문서의 핵심주제와 방향이 잡히면 계획단계에 많은 시간과 공을 들인다.
5. 핵심주제와 관련된 충분한 자료를 찾아서 읽고 이를 바탕으로 틈틈이 메모를 하고 개요를 작성한다.
6. 자료를 찾고 분석해 가는 과정을 통해서 어떤 것이 중요한 것인지를 명확히 구분한다.
7. 핵심주제를 뒷받침해주는 문서의 내용을 손쉽게 쓴다.

      

쓰여진 것의 결함은 쓰여지기 전에 발생한다.

   

80:20 법칙을 근간으로 한 생각

   

   

압정 사고

   

   

SO전략 (강점-기회전략) 시장의 기회를 활용하기 위해 강점을 사용하는 전략	ST전략 (강점-위협전략) 시장의 위협을 회피하기 위해 강점을 사용하는 전략
WO전략 (약점-기회전략) 약점을 극복함으로써 시장의 기회를 활용하는 전략	WT전략 (약점-위협전략) 시장의 위협을 회피하고 약점을 최소화하는 전략

   

이처럼 우리의 두뇌는 무언가 생각의 빈 공간이 생기게 되면, 이를 참지 못하고 계속해서 그 빈 공간을 채워 넣어 완결성을 가지려는 습성을 가지고 있다. … 그 무엇인가를 고민하다 보면, 다른 일에 몰두하고 있는 그 순간에도 뇌의 이면에서는 계속해서 풀지 못한 수수께끼를 뇌 혼자서 풀고 있다는 것이다.

   

교차사고

   

   

   

   

   

MECE적 기준요서 정리

   

   

비즈니스는 가치의 교환이다.

   

문서작성 프로세스

   

두뇌의 시계열 (Time Series)적 인지

1. 인간의 두뇌가 인식하는 정보는 빈 선반에 꽂히는 것이 아니고 미리 형성되어진 정보의 조합에 일부분으로서 자리를 잡게 된다.
2. 따라서 적절한 연결고리를 가지고 있을 때, 가장 적절한 위치에 정보가 배치되고 사고를 돕는다.
3. 새로운 정보가 기존의 정보에 통합되지 않는다면 새로운 정보는 아무런 소용이 없게 되며, 오히려 왜곡된 인식을 불러 일으킬 수 있다.

   

장점이 열 가지 이상이라는 것은 오히려 단점과 같은 것이다.

중요한 것이 많다는 것은 반대로 중요한 것이 하나도 없다는 것과 같은 것이다. - 짐 콜린스

   

핵심문제-목표-전략 흐름을 활용한 상품기획안

   

   

취지-개요-세부안 을 활용한 마케팅 기획안

   

   

레이건의 한 장짜리 보고서

   

레이건의 한 장짜리 보고서: 주지사 시절, 간단한 보고서 형태 요구

문제점, 사실관계, 분석, 결론 또는 권고

=> 전체적인 흐름은 결론을 제외한 3가지로 구성된 3단 논법에 가까움, 지속적인 Why에 대한 답변을 하는 형태임.

   

좌뇌와 우뇌를 동시에 공략하는 문서의 특징

1. 글자와 숫자만이 아닌 이미지를 중심으로 메시지를 소화한다.
2. 분석결과를 끊임없이 논리 속에서 강조하되 문서의 내용 중에서 어떤 것이 중요한지(강약), 어떻게 흘러가는지(흐름과 맥락)를 바탕으로 표현한다.
3. 의미있는 배열과 적절한 색상을 사용하면서 눈의 흐름을 유도한다.
4. 전체적인 균형을 통해서 시선이 불편하지 않도록 한다.

      

      

      

   

   적절한 문장의 길이

      

많이 쓰이는 비즈니스 단어들

   

   

박스를 사용할 때 구문의 위치

   

   

문서는 절대 따뜻할 때 상사에게 들고 가지 마라.

   

문서의 내용 중 표현 및 정확성 검토 항목