전략적 비즈니스 이메일, 김용무

실수와 감정까지 빛의 속도로 배달한다 - 이메일

   

돌을 던지면 호랑이는 그 돌을 던진 사람에게 달려들고, 어리석은 개는 돌을 쫓아간다.

   

상대가 메일 읽기가 제일 좋은 시간은 언제일까? - 9시 출근 전… 가장 먼저 메일을 보게 됨…

   

상대의 궁금증이 최고점일 때, 가장 효과적이다.

   

답신이 빠르다 = 일처리가 빠르다는 인상…. => 해외 업체일 경우 당일 받을 수 있도록 시차 적용해서…

   

컨퍼런스 콜을 하는 경우, 메신저를 병행해서 활용하는 것이 좋다. 메신저를 통해 컨퍼런스 콜을 진행하는 사람에게 계속해서 과제에 대해 질문을 하기도 하고 관련 자료를 보낼 수도 있음… 회의의 효율성을 더욱 높일 수 있다.

   

찬반 투표처럼 단순히 의견을 묻는 회의일 경우 메신저를 이용하면 전체의 의견을 쉽게 취합할 수 있다.

   

감사를 배가 되게 하는 참조인 효과.

   

<업무와 관계된 인사로 시작할 때>

• 항상 많은 도움에 감사드립니다.
• 신세 많이 지고 있습니다.
• 친절한 업무협조에 감사드립니다.
• 지난번에 감사했습니다.
• 즉시 연락주셔서 감사합니다.

     

<계절 및 시기와 관련된 인사로 시작할 때>

• 기분이 좋아지는 아침입니다.
• 즐거운 한 주의 시작입니다. 주말은 잘 보내셨는지요?
• 봄 기운이 너무 기분 좋은 아침입니다.
• 아침부터 덥게 느껴지는 것을 보니, 벌써 여름인가 봅니다.
• 아침 커피향이 좋아지는 가을입니다.
• 빗소리가 유난히 좋은 날입니다.
• 첫눈이 기다려지는 아침입니다.

   

<상대방의 안부를 묻는 인사로 시작할 때>

• 휴가는 잘 다녀오셨는지요?
• 주말은 잘 보내셨는지요?
• 오랜만에 연락을 드립니다. 그간 잘 지내셨는지요?
• 날씨가 많이 추워졌는데, 건강하신지요?
• 월말이라 많이 바쁘실텐데, 건강하게 지내시는지요?
• 오랜 기간 출장 다녀오셔서 많이 바쁘시죠? 건강하게 잘 다녀오셨는지요?

   

질문:나는 친구를 배려하는 마을을 가지고 있습니까? - 초등생 시험…

답: 친구를 배려는 마음이 없다. 왜냐하면 친구를 배면(베면) 경찰서에 찹혀갈 수도 있으니까. 병원비를 내야 하니까. 친구를 배기(베기) 실습니다(싫습니다)

   

사적인 내용과 관심사를 추신에…

• 추신: 지난주에 공주님을 출산하셨다면서요? 축하 드립니다. 다음에 사진 좀 보여주세요.
• 추신: 일전에 말씀하신 책을 봤습니다. 제게 필요한 내용이 많더군요. 좋은 책을 추천해주셔서 감사합니다.
• 추신: 주말에 아내와 같이 전에 말씀하셨던 식당에 다녀왔습니다. 아내가 정말 좋아하더군요. 덕분에 좋은 남편 노릇 좀 했습니다.

   

연설을 못하는 사람의 특징 '일어서기 전' '말하는 도중', '앉고 난 다음' 3단계…

연설을 못하는 사람은 일어서기 전에 무슨 말을 해야 할지 준비가 되어 있지 않다. 말을 하면서도 자신이 무슨 말을 하고 있는지 잘 모르고, 연설을 마친 후 자리에 앉고 난 다음에도 자신이 무슨 말을 했는지 잘 기억하지 못한다. 반면에 연설을 잘하는 사람은 어떤 말을 할 것인지 목적이 명확하다. 말하려는 메시지가 잘 정리되어 있고 연설 도중에도 자신이 어떤 메시지를 전달하고 있는지 스스로 명쾌한 답을 갖는다. 청중이 연설 내용을 잘 기억하도록 하면 명연설이다. 상대가 쉽게 이해할 수 있도록 표현하고 전달했기 때문이다.

   

실수 점검

• 상대의 이름이나 회사 이름이 틀리지는 않았는가?
• 본문이 너무 길지 않은가? 전체 내용이 한 번의 스크롤 안에 다 들어오는가?
• 숫자와 관련한 메시지 중에서 오류는 없는가? 숫자의 개별 데이터와 전체 흐름에 문제는 없는가?
• 발신자 정보 및 서명은 적절하게 기입되었는가?
• 제목은 내용과 관련성 있게 잘 지었는가?
• 첨부한 파일의 제목은 내용이 잘 드러나는가? 파일첨부는?
• 수신자와 참조인은 제도로 지정했는가?
• 내용에 오탈자는 없는가?

   

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