회의가 경쟁력이다, 속도경영을 넘어서 창조경영을 실현한 삼성의 회의 스타일, 김영안
따라서 제일 먼저 항상 회의를 시작하기 전에 3가지를 자문
한다
첫째, 꼭 필요한 회의인가?
둘째, 스스로 결정하면 되는 것은 아닌가?
셋째, 더 좋은 수단이 있을 수 있지 않는가?
이렇게 지문한 결과 회의가 꼭 필요한 경우에는, 다음 생각
을 한다 어떻게 하면 회의를 최대한 간소화시길 수 있는가 하
는 것이다 이 단계에서도 3가지로 자문한다
첫째, 참석지를 줄일 수 없는가?
둘째, 빈되 시간, 배포자료를 줄일 수 없는가?
셋째, 좀 더 원활한 운영을 할 수 없는가?
마지막 단계의 사고로는 회의를 하기로 했다면 다른 회의와
통합하거나 위임할 수 있는 방법이 있는가에 대해 또 한 번
자문해 본다.
첫째, 다른 회의와 겸해서 할 수 없는가?
둘째, 권한 위임으로 해결할 수 없는가?
셋째, 다른 회의에 맡겨도 좋은 내용이 아닌가?
- 회의 없는 날을 운영
- 회의시간을 1시간 원칙으로 하고, 최대한 1시간 반을 넘지 않도록 한다.
회의기획을 위한 7대 원칙은 다음과 같다
- 회의의 필요성
- 회의 목적과 의제
- 명확한 결론
- 사전 준비
- 회의시간 엄수
- 회의록 작성
- 창조적 활동의 장이라는 인식
회의는 회의장 밖에서 시작 된다.
회의작 밖에서 해야 할 것
• 각자 분담해 미리 자료를 만드는 직업
• 원안 작성
• 정보 수집
• 사전 자료 작성
• 사전 자료 배부
• 해결방침에 근거해 자료를 상세히 작성
• 보고서나 자료를 정리
• 해결안 실행
회의장 안에서 해야 할 것
• 아이디어를 내고 합의히는 직업
• 문제 의식을 공유
• 아이디어를 발산
• 납기 합의
• 해결방안을 내기 위해 합의
회의안내문 예시
회의 개최 통지서
회의적 회의와 창조적 회의
지루한 회의를 창조적인 회의로 만들기 위해 취해야 할 3가지 행동양식은 다음과 같다.
첫째, 다른 사람의 새로운 아이디어에 도전하라
둘째, 당신의 아이디어를 공개적으로 제안하라
셋째, 적극적으로 뭔가를 실천하라
창조적인 회의를 만드는 기술은 디음 5가지로 요약될 수 있다.
- 회의준비를 철저히 하는 '사전 준비'
- 크고 작은 소리를 아우르는 '퍼실리테이터'
- 꼬리에 꼬리를 무는아이디어를 유도히는 '진행기술'
- 명확한 결론을 도출하고 실행을 책임지는 '리더'
- 선진기업 회의기법의 '벤치마킹'
정시에 회의를 개최해서 건설적인 논의를 거쳐 원하는 결론
을 내고 예정된 시간에 끝내는 창조적인 회의는 결코 어려
운 일이 아니다
횟수는 줄이고, 시간은 짧게, 결론은 명확히, 이것이 바로
창의적인 회의의 요체이다
삼성전기 회의
회의를 하면서 많은 사람들이 실수하는 것 중의 하나는 자
신의 의견만 고집하는 경우이다. 성격이 굽하고 다혈질인 사
람의 경우 이러저러한 근거를 따져보고 관련 자료를 통해 자
신이 맞다는 판단을 하게 되면 회의 석상에서도 굽힐 줄 모르
는 강인한 의지를 보인다. 그렇게 되면 자칫 상대를 부정하고
공격하는 쪽으로 빠지기 쉽다.
자기 의견이 옳다고 열 번, 백 번 주장하는 것보다 상대가
틀렸다는 것을 증명하는 쪽이 논의의 주도권을 잡기 쉽고, 그
것이 자기 정당성을 중명하는 가장 손쉬운 방법이기 때문이
다. 하지만 이것이 회의 기조가 된다면 수준 있는 적극적인 논
의는 할 수도 없게 된다.
진척회의
회의문화 구성요소
회의가 열리지만 이때도 모습을 드러내는 일이 거의 없다
하지만 일단 그가 회의를 소집하면 태풍이 분다 정해진 시
간도 없다 한 번 말을 시작하면 3~4시간은 기본이고 10시간
을 넘게 모든 것을 쏟아낸다 단, 끼낸 말들은 철저한 사전 검증을
거친 것들이다 비서들과 구조조정본부에 조사를 시켜
을라온 보고서를 검토하고, 관런 전문가들을 직접 만난다 또
지시를 내리기 전 최소한6번 이상 "왜?'를 스스로에게 묻는다
고한다 '왜 그사업'을 '왜 그곳에서' 왜 그시기에' "왜 그
사람으로 하여금' '왜 그만한 돈을 들여서' '어떤 목적으로'
가 그것이다.
경청
93년 10월부터 96년 12월까지 삼성그룹 비서실장을 지낸
현명관 전 회장은 이런 말을 한 적이 있다.
"새벽 1~2시가 되면 전화벨이 울립니다 '…지금 자요?' 하
는 목소리에 잠을 깨면 그게 한남동으로 오라는 신호입니다.
그런 식으로 회의가 시작되면 해 뜰 때까지 계속합니다 회의
를 마치는 특정한 시간도 없습니다 회의 안건이 완전히 정리
되고 결론이 날 때까지 이어지는 마라톤식입니다"